文章の作成と解析にすぐに使える「構造を表現するデータベース」の実用例

前回までに紹介してきたとおり、ITの世界でのデータの持ち方には、以下の3つがあります。

1. テーブルで表現するデータベース
2. 構造を表現するデータベース
3. エッジとノードで表現するデータベース


このうち、「構造を表現するデータベース」の考え方は、以下のようなシーンですぐに使えます。
- Wordやメールの文章の作成と解析
- PowerPointのスライドの作成と解析


試しに、前回のメルマガのアウトラインを、「構造を表現するデータベース」の考え方で整理してみました。
以下のとおりです。
前回までの復習:
  ITの世界でのデータの持ち方
    1. テーブルで表現するデータベース
    2. 構造を表現するデータベース
    3. エッジとノードで表現するデータベース

今回の話題
  1. テーブルで表現するデータベース

テーブルで表現するデータベース
  一般的な形態:
    エクセルやアクセスの「四角い表」
  特徴
    A: 行と列で表現された「四角い表」
    B: 列は特徴、行はデータが追加される方向
    C: ID が割り振られている
    D: ひとつのセルにはひとつの値
  アンチパターンの例
    A: 「四角い表」ではない書類型エクセルファイル
    B: 列と行の使用逆転(月次情報が横に増えるパターン)
    C: IDがない場合の問題点
    D: セルに複数の意味を含める問題

総括
  DPRフレームワークの紹介
  データベースとしてのエクセル表の効果的な使い方
  ITのデータモデルの重要性

どうでしょうか。
「文書の構造」や、「話の全体像」が、かなり明確になったと感じられたのではないかと思います。


こういう、見出しを横にずらしながらアウトラインを作る方法を「インデントする」と言います。

インデントによって構造化されたメモを作るのは、とても簡単です。

メモ帳やテキストエディタを開き、見出しをどんどん書いていきます。
見出しレベルに応じて、決めた数だけ見出しの先頭にスペースを入れていきます。

たとえば、以下のとおり
見出しレベル1
    見出しレベル2
        見出しレベル3
        見出しレベル3
    見出しレベル2
    見出しレベル2
        見出しレベル3
見出しレベル1
    見出しレベル2
        見出しレベル3

もちろん、このようにして見出しの整理をしているときにも、「あれ、これは、『見出しレベル3』だと思ったけと、『見出しレベル2』かもしれない」等と感じたときには、スペースの数を調整して見出しレベルを上げ下げしたりします。


インデントを利用した構造化の方法は、特に複雑な情報やアイデアを整理する際に有効です。


この整理の方法は、複雑な文書やメールを解析する際に役立ちます。
本文の要点や主要なテーマを構造化することで、相手の意図やメッセージの核心を把握しやすくなります。


また、文書作成時に構造を先に考えるアプローチは、迷いなく効率的に文書を書くためにも有効です。
構造化されたメモは、言ってみれば、これから書こうとする文書の「地図」のようなものです。
「伝えたいことを効率よく伝えるための『地図』をあらかじめを作り、それに従って文書を書いていく」というところでしょうか。

このアプローチは、、文書作成のスキルを高めるための基本的かつ重要な技術です。
最終的な文書の質を向上させるだけでなく、迷子になることなく効率的に書くことを可能にします。


次回は、Microsoft Word や PowerPoint にもこのような文書の構造を考えるための支援機能があるので、そういうものを紹介したいなと思っています。
  • ためしに、今回のメルマガのアウトラインを作ってみてください。

    パソコンが手元にあれば、メモ帳やテキストエディタで。
    「ちょっと手元にないよ」ということであれば、このメルマガを読むのに使っているスマートフォンやタブレットのメモ帳機能でOKです。
関連記事・関連コンテンツ
「行」と「列」で世界を表現する - エクセルで今すぐ使える「テーブル」型データベースの考え方
https://forum.pc5bai.com/tips/longshot/9bb08abc-4834-4623-9959-e141a2e1c82d/

「キー」と「値」で世界を表現する - 文章作成にすぐに使える、ITの世界での「構造」の表現
https://forum.pc5bai.com/tips/longshot/f5634e8c-5d52-4e4f-914c-af4db8dc72b1/

「点」と「線」で世界を表現する - グラフ理論「入門」
https://forum.pc5bai.com/tips/longshot/2f8fd78c-f5c8-470e-9241-9372e51b3f85/


以下の無料講座では、今回お話した文章作成のノウハウについて動画でもお伝えしています。

エクセル仕事を劇的に楽にする「DPRフレームワーク」
https://forum.pc5bai.com/lesson/course/35/

コメントをするにはログインしてください

パソコン仕事5倍速!通信は、エクセルのテクニックから、仕事術、心理学、キャリアアップのヒントまで、主に事務職のビジネスパーソンのためのパソコン仕事高速化ノウハウをお伝えるメールマガジンです。
登録は、以下のフォームから可能です。

メールマガジン登録はこちら