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前回までに紹介してきたとおり、ITの世界でのデータの持ち方には、以下の3つがあります。

1. テーブルで表現するデータベース
2. 構造を表現するデータベース
3. エッジとノードで表現するデータベース


このうち、「構造を表現するデータベース」の考え方は、以下のようなシーンですぐに使えます。
- Wordやメールの文章の作成と解析
- PowerPointのスライドの作成と解析


試しに、前回のメルマガのアウトラインを、「構造を表現するデータベース」の考え方で整理してみました。
以下のとおりです。

前回までの復習:
  ITの世界でのデータの持ち方
    1. テーブルで表現するデータベース
    2. 構造を表現するデータベース
    3. エッジとノードで表現するデータベース

今回の話題
  1. テーブルで表現するデータベース

テーブルで表現するデータベース
  一般的な形態:
    エクセルやアクセスの「四角い表」
  特徴
    A: 行と列で表現された「四角い表」
    B: 列は特徴、行はデータが追加される方向
    C: ID が割り振られている
    D: ひとつのセルにはひとつの値
  アンチパターンの例
    A: 「四角い表」ではない書類型エクセルファイル
    B: 列と行の使用逆転（月次情報が横に増えるパターン）
    C: IDがない場合の問題点
    D: セルに複数の意味を含める問題

総括
  DPRフレームワークの紹介
  データベースとしてのエクセル表の効果的な使い方
  ITのデータモデルの重要性

どうでしょうか。
「文書の構造」や、「話の全体像」が、かなり明確になったと感じられたのではないかと思います。


こういう、見出しを横にずらしながらアウトラインを作る方法を「インデントする」と言います。

インデントによって構造化されたメモを作るのは、とても簡単です。

メモ帳やテキストエディタを開き、見出しをどんどん書いていきます。
見出しレベルに応じて、決めた数だけ見出しの先頭にスペースを入れていきます。

たとえば、以下のとおり

見出しレベル1
    見出しレベル2
        見出しレベル3
        見出しレベル3
    見出しレベル2
    見出しレベル2
        見出しレベル3
見出しレベル1
    見出しレベル2
        見出しレベル3

もちろん、このようにして見出しの整理をしているときにも、「あれ、これは、『見出しレベル3』だと思ったけと、『見出しレベル2』かもしれない」等と感じたときには、スペースの数を調整して見出しレベルを上げ下げしたりします。


インデントを利用した構造化の方法は、特に複雑な情報やアイデアを整理する際に有効です。


この整理の方法は、複雑な文書やメールを解析する際に役立ちます。
本文の要点や主要なテーマを構造化することで、相手の意図やメッセージの核心を把握しやすくなります。


また、文書作成時に構造を先に考えるアプローチは、迷いなく効率的に文書を書くためにも有効です。
構造化されたメモは、言ってみれば、これから書こうとする文書の「地図」のようなものです。
「伝えたいことを効率よく伝えるための『地図』をあらかじめを作り、それに従って文書を書いていく」というところでしょうか。

このアプローチは、、文書作成のスキルを高めるための基本的かつ重要な技術です。
最終的な文書の質を向上させるだけでなく、迷子になることなく効率的に書くことを可能にします。


次回は、Microsoft Word や PowerPoint にもこのような文書の構造を考えるための支援機能があるので、そういうものを紹介したいなと思っています。