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ITの世界でのデータの持ち方には、大きく分けて、以下の3つがあります。

1. テーブルで表現するデータベース
2. 構造を表現するデータベース
3. エッジとノードで表現するデータベース


そして前回は、『文章の作成と解析にすぐに使える「構造を表現するデータベース」の実用例』ということで、文章のアウトラインを、「構造を表現するデータベース」の形式で作るということについて書きました。

文章の作成と解析にすぐに使える「構造を表現するデータベース」の実用例
https://forum.pc5bai.com/tips/longshot/05baa749-6bb0-47fb-a943-4c0fd368d137/


たとえば、前々回のメールマガジンで扱った話のアウトラインを示すとしたら、以下のとおりです。

前回までの復習:
  ITの世界でのデータの持ち方
    1. テーブルで表現するデータベース
    2. 構造を表現するデータベース
    3. エッジとノードで表現するデータベース

今回の話題
  1. テーブルで表現するデータベース

テーブルで表現するデータベース
  一般的な形態:
    エクセルやアクセスの「四角い表」
  特徴
    A: 行と列で表現された「四角い表」
    B: 列は特徴、行はデータが追加される方向
    C: ID が割り振られている
    D: ひとつのセルにはひとつの値
  アンチパターンの例
    A: 「四角い表」ではない書類型エクセルファイル
    B: 列と行の使用逆転（月次情報が横に増えるパターン）
    C: IDがない場合の問題点
    D: セルに複数の意味を含める問題

総括
  DPRフレームワークの紹介
  データベースとしてのエクセル表の効果的な使い方
  ITのデータモデルの重要性

前回のメールマガジンの内容であれば、たとえば以下のとおり。

ITの世界でのデータの持ち方には、以下の3つ
  1. テーブルで表現するデータベース
  2. 構造を表現するデータベース
  3. エッジとノードで表現するデータベース

「構造を表現するデータベース」のすぐに使える例:
  - Wordやメールの文章の作成と解析
  - PowerPointのスライドの作成と解析
  例: 前回のメールマガジンのアウトライン
    インデントされたアウトラインを示す

アウトラインを作ることのメリット:
  「文書の構造」や、「話の全体像」が明確になる
  特に、複雑な情報やアイデアを整理する際に有効
    自分の考えを整理したいとき
    人から受け取った文書を読み解くとき
    「迷子」にならずにアウトプットできる

「インデント」されたアウトラインを作る
  「インデント」とは
  作り方
    先頭のスペースの数で見出しレベルを表現する
    見出しの置き場所変更、レベルの入れ替えが容易

前回はメモ帳やテキストエディタでアウトラインを作る方法について紹介しました。
ただ、書ききれないなと感じたこともありました。

それは何かというと、

「完成形はともかく、ここに至るまでの過程を示せていない」ということでした。

特に、PC操作、ショートカットにかかる部分です。


そこで今回は、「文書ドラフトにすぐに使える4つのショートカット」ということで、アウトラインの作成/編集にとりわけ有効なショートカットを紹介しようと思います。

と言っても、アウトラインの編集に使うショートカットは、たいしてありません。
以下だけ覚えてください。

[Home] 行の左端またはインデントされた見出しの先頭にカーソルを移動する
[Shift] + [↓] 行全体を選択する
[Tab] インデントする
[Shift] + [Tab] または [Del] インデントを戻す


[Home] 行の左端またはインデントされた見出しの先頭にカーソルを移動する

まずは、これを覚えたいです。
[Home] キーは、カーソルを行の先頭に持っていきます。
もしもインデントされている行の場合は、インデントされた見出しの先頭になることもあります。

たとえば、以下の行の途中にカーソルがある状態で [Home] を押すと、「ア」の左にカーソルが行きます。

アウトラインを作ることのメリット

以下のように、先頭に空白がある場合は、 [Home] を押すたびに、「文」の左または行の先頭にカーソルが行きます。
(何度か押してみてください。 [Home] キーを押す都度、両者の間をカーソルが移動します)

  文書の構造や話の全体像が明確になる

[Shift] + [↓] 行全体を選択する

行の先頭にカーソルがある状態で、 [Shift] キーを押しながら [↓] キーを押してください。
すると、その行全体を選択できます。
さらに何度か [↓] を押すと、複数行を選択することもできます。この操作は、 [Ctrl] + [X] での切り取り、 [Ctrl] + [V] での貼りつけと組み合わせて、見出しの移動に使います。


[Tab] インデントする, [Shift] + [Tab] インデントを戻す

この2つはセットです。 [Home] で行の先頭にカーソルが来てから [Tab] を押すと、行全体を右に移動できます。
すなわち、見出しレベルを下げられます。

たとえば、以下の「ア」の左にカーソルがある状態で [Tab] を押すと...

アウトラインを作ることのメリット

以下の状態になります。

  アウトラインを作ることのメリット

タブがひとつ行の先頭に入っただけです。


インデントを解除するには、 [Shift] + [Tab] または [Del] で。

次回紹介しようと思っている Word や PowerPoint 等では [Shift] + [Tab] です。
僕が普段使っているテキストエディタ「EmEditor」でも [Shift] + [Tab] 。ただし、Windows 標準のメモ帳では、 [Shift] + [Tab] はサポートされていません。
ではどうするか。 [Del] を押してください。これは別に難しくなくて、 [Tab] で行の先頭に挿入されたタブをひとつ除去しただけです。


もっとも、今日紹介したショートカットは、「文書のアウトラインの作成/編集」にしか使えないようなものではありません。

[Home], [Shift] + [↓] あたりは、アウトラインではなく本文をドラフトするときにもそのまま使えます。
あと、エクセルVBAなどのプログラミングでも、これを使えるかどうかで生産性がまったく変わってしまいます。

[Tab], [Shift] + [Tab] あたりも、エクセルでのセル移動ほか、さまざまなシートで使えます。


普段遣いできるショートカットが増えれば増えるほど、仕事は楽になります。

「アウトラインを作りましょう」と言われても、マウスを使ってゴニョゴニやっていると、やる気がしないです。
ショートカットを使うとサクサクできるので、(ほとんど考えるのと同じくらいのペースで作業可能です)、だから「やみてみるか」と思えますし、また、やりきると上達します。上達するとますます楽になるのでもっとやれるようになります。
「スキルがあがる」→「できることが増える」→「ますますスキルがあがる」→「ますますできることが増える」というサイクルですね。雪だるま式です。

「いちばんコスパのPCスキルはショートカット」といつもお伝えしていますが、ショートカットを普段遣いできるようになると、メリットがいっぱいです。